武汉轻工大学科研经费管理暂行办法(2014修订版)
( 作者: whpu   来源: whpu    日期: 2016/01/08  查看数: )

 

      

第一章 总 则

第一条 为了更好地贯彻执行国家科研管理制度,规范和加强学校科研经费的管理,提高资金使用效益,根据《财政部科技部关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》(财教[2011]434号)、《教育部财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》(教财[2012]7号)和国家有关财务管理制度,制定本暂行办法。

第二条 本办法所称的科研经费包括纵向科研项目经费、横向科研项目经费和校立科研项目经费。其中纵向科研项目经费是指从国家和各级政府渠道获得的科研项目经费,横向科研项目经费是指从企业或其他事业单位获得的科研项目经费,校立科研项目经费是指学校安排的科研项目经费,包括学校为纵横向科研项目安排的配套经费。

第三条 凡以武汉轻工大学名义取得的各类科研经费,不论其资金来源渠道,均属国有或公有经费,必须全部纳入学校财务统一管理,专款专用,任何单位和个人不得截留、挪用。

第四条 科研项目收支的税费按税法规定执行。

项目经费在开具票据时,按税法规定应缴纳的增值税等税费全部从项目经费中支出。

对于符合免税或退税条件的技术开发、技术转让和与之相关的技术咨询、技术服务取得的收入,由项目负责人提供相关材料,由科技处和财务处办理免缴手续或退税手续。

项目列支的劳务费、专家咨询费、绩效支出等应缴纳的个人所得税以及科研项目的增值税等税费,由校财务处代扣代缴。

第二章 管理职责

第五条 科研经费实行“统一领导、分级管理、责任到人”的管理体制。

第六条 学校科研经费管理实行学校、学院、项目(含课题,下同)组三级管理。

学校是科研经费管理的责任主体,负责科研经费的统筹管理与组织协调,校长对学校科研经费管理承担领导责任。

学院是科研活动的基层管理单位,负责根据学科特点和项目的实际需要,合理配置资源,为科研项目执行提供条件保障,监督预算执行,督促项目进度,对本单位科研经费使用承担监管责任。

项目负责人是科研经费使用的直接责任人,对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。项目负责人要熟悉并掌握有关财经法律、法规和科研经费管理制度,依法、据实编制科研经费预算和决算,按照批复预算或合同(任务书)规范、合理使用经费,接受上级和学校相关部门的监督检查。

第七条 学校相关职能部门按职责分工,各负其责,密切配合,有效促进科研活动开展,并承担相应的管理责任。相关职能部门管理职责如下:

财务处负责科研经费的报销审核和会计核算工作;负责年度科研经费的收入确认、计提、结转;负责指导和审核项目负责人按财经法规和项目预算使用科研经费;协助科技处审核项目经费预算、审查项目决算;会同科技处制定科研经费管理办法;配合审计处、科技处对科研项目经费进行结题审计;配合上级主管部门依法依规对科研经费的管理和使用情况进行监督和检查。

科技处负责科研项目管理和合同管理,负责登记立项;审核项目经费预算和决算,协助财务处对项目经费进行管理;负责协调科研项目经费使用过程中需由科技处审核(审批)的有关事项;配合上级主管部门依法依规对科研经费的管理和使用情况进行监督和检查。

资产与设备管理处负责学校规定金额范围内的相关科研设备和物资采购管理;负责指导项目组建立材料购领和管理制度;对学校利用科研经费购置和形成的房屋、仪器设备、设施等国有资产(包括知识产权等无形资产)的使用和处置进行管理。

招标(议标)办公室负责组织与协调科研经费相关项目的招标,并按规定加强科研项目采购合同的管理。

审计处负责对科研项目经费的收支情况进行年度、中期和结题决算的内部审计;根据审计情况提出改进科研经费管理的意见和建议。

纪委监察处负责对科研经费的使用和管理进行监督检查;对发现的各类违法违规使用经费行为进行严肃查处。

人事处负责向科技处和财务处书面通知项目负责人调离学校、出国逾期不归、正常退休等不宜或不能继续承担项目主持工作等人事异动情况。指导科研项目劳务费、绩效支出等人员经费的发放和考核管理。

第三章 预算和合同管理

第八条 学校纵向科研经费实行预算批复制管理,横向科研经费实行合同(协议)制管理。凡纳入学校财务管理的科研项目均应以武汉轻工大学名义签订任务书或合同(协议),并在科技处、财务处备案。

第九条 项目负责人应按照立项部门或资助单位有关政策和经费管理办法,坚持目标相关性、政策相符性和经济合理性原则,按照项目研究任务特点和实际需要,科学、合理、真实编制项目经费预算。

第十条 学校科研经费预算内容分直接费用和间接费用

(一)直接费用是指在项目研究开发过程中发生的与之直接相关的费用,主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费和其他支出(含项目执行过程中所需缴纳的除个人所得税外的其它税费)等。

(二)间接费用是指用于补偿学校、学院为支持科研活动开展提供仪器设备及房屋使用,日常水、电、气、燃料消耗,管理费,绩效支出及无法在直接费用中列支的相关费用。

1.各项目在申报预算时,应按规定足额编制间接费用。纵向科研项目间接费用按国家规定比例编制预算,其中绩效支出按国家规定比例编制预算,管理费按不低于5%比例编制预算,其他间接费(现有的仪器设备及房屋,水、电、气、暖消耗支出等)按预计编制预算;横向科研项目间接费用按项目双方议定的比例编制预算,其中绩效支出按不高于20%比例编制预算,管理费按不低于5%比例编制预算,其他间接费(现有的仪器设备及房屋,水、电、气、暖消耗支出等)按预计编制预算。

2.项目承担单位与子课题单位在间接费用分配时,应依据项目间接费用总额进行合理分摊确定,在项目任务书或合同(协议)中明确。

第十一条 项目负责人在编制预算时,列支大型仪器设备、重要文本文献等资产购置费的,应综合考虑学校现有相关资产存量及使用情况、区域内资源配置及共享情况,避免重复购置和闲置资源;列支劳务费的,应结合相关人员参与项目的全时工作时间及完成任务的可行性,合理核定劳务费开支范围和标准,不得简单按比例和随意编列;列支专家咨询费的,应按照国家规定标准据实编制,不得列支承担或参与本项目研究和管理的相关工作人员费用;列支差旅费的,开支标准应按照国家有关规定执行;列支国际合作与交流经费的,应按国家外事经费管理的有关规定执行。

第十二条 学校可根据实际情况,组织校内相关职能部门、咨询专家或中介机构对拟申报的科研项目进行预算评审,提出预算审核建议。项目负责人应依据预算审核建议调整预算编制。

第十三条 经批复的项目预算和合同是预算执行和决算验收的依据。项目经费下达后,项目负责人应及时将项目预算报送科技处、财务处备案。

第十四条 经费预算经批准后一般不作调整。在国家有关项目经费管理办法政策允许范围内,需要调整经费预算的,须由项目负责人按规定提出书面申请,经学校、立项部门或资助单位批准后方可执行。

第十五条 以我校为主承担的科研项目或签订的技术合同中,如需代购设备以及有部分研究或开发内容需委托第三方完成的,必须经科技处审定后再签订委托合同,作为原技术合同的附件。委托合同学校留存一式二份,分别交财务处、科技处备案。

第四章 收入管理

第十六条 学校严格按照国家有关政策规定,依法组织、管理科研收入,确保科研经费及时、足额到位。

第十七条 学校对到账的科研经费开具票据,票据包括到账确认书和税务发票。

纵向科研经费拨款(含各级地方政府财政科研经费拨款以及企业事业单位转付的合作单位纵向科研经费等)到账一般开具到账确认书或发票,其他科研经费到账一般开具税务发票。符合免税条件的科研项目,项目负责人应先报科技处办理认定手续,并提供认定批件到财务处开具发票,由财务处办理相关免税手续。应办理而未办理认定手续的,其税费由项目经费承担。

年内到账的科研项目需预开票据的,由项目负责人提供项目合同(任务书)、预算批复等资料办理票据借用手续,并明确年内经费到账时间,经部门(单位)审批同意后到财务处预开票据。预开票据的科研经费不得跨年度到款,否则项目负责人必须在年内返还预开票据。

第十八条 科研经费到达学校银行账户后,财务处及时发布经费到款通知。项目负责人根据经费到款通知,持预算批复、项目任务书或合同书等资料到科技处办理审核备案手续,凭科技处审核盖章的合同书到财务处办理立项和入账手续。

第十九条 科研经费到账后,财务处凭科技处审核盖章的合同书和关于划拨科研项目管理费的函,办理项目经费本,并按以下规定计提和划转科研经费。

(一)科研项目的直接费用全额划归至项目组,由项目负责人直接管理,按项目预算开支。

(二)科研项目的间接费按管理费用、绩效支出和其他间接费分别依次划转。

1.管理费的计提和划转。纵向科研项目按计提科研管理费基数的5%计提科研管理费,其中2%划转学校管理,3%划转科技处管理。同时,学校按计提科研管理费基数确认年度纵向科研项目工作量。计提科研管理费基数包括到账科研经费或到账科研经费减备案的任务书中约定转出经费后的金额两种,由项目负责人自选确认。

横向科研项目按到账开票经费,按5%计提科研管理费,其中2%划转学校管理,3%划转项目所在院(部)管理。同时,学校按计提管理费的到账开票金额确认年度横向科研项目工作量。

间接费用预算总额计提管理费不足时,依次从绩效支出和其他间接费用中划转,仍不足时从项目负责人其他经费中划转。

2.绩效支出的划转。按预算将绩效支出全部划转至项目组,由项目负责人按学校的科研项目绩效考核办法的规定开支。

3.其他间接费划转。间接费用划转管理费和绩效支出后的余额全部划转至学校管理,学校将其中50%设立科研基金,交项目负责人管理,用于科研项目申报等方面的开支。

第五章 支出管理

第二十条 科研经费开支范围包括在项目组织实施过程中与研究开发活动直接相关的、由项目经费支付的各项费用。科研经费的使用按照学校有关科研经费管理规定、财务报销规定和项目预算执行。

(一)直接费用

1.设备费:是指在项目研究开发过程中购置或试制专用仪器设备,对现有仪器设备进行升级改造,以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。项目负责人应根据预算批复严格控制设备费的开支金额及内容。设备购置应严格履行采购和审批程序,属于政府采购目录范围的设备,应实行政府集中采购。

2.材料费:是指在项目研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。项目负责人应根据研究工作进展需要,确保采购材料种类、单价、数量的合理性,严格履行材料采购、验收、保管、领用相关管理制度及程序。各项目组应设立专职或兼职保管,建立领购制度,设立实验材料出入库明细账,定期盘点。具体按学校相关管理制度执行。

3.测试化验加工费:是指在项目研究开发过程中支付给外单位(包括项目承担单位内部独立经济核算单位)的检验、测试、化验及加工等费用。项目负责人委托校内和校外单位(校内单位须独立核算)进行检验、测试、化验、加工等业务,均应提供测试内容、单价、数量等清单。委托校外单位、2万元及以上的应签订有效合同。

4.燃料动力费:是指在项目研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。

5.差旅费:是指在项目研究开发过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。出差人员应为项目研究相关人员,出差费用标准执行学校差旅费管理制度规定。

6.会议费:是指在项目研究开发过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目等活动而发生的会议费用。项目负责人应严格按照预算批复和合同任务书执行。会议规模、会议数量、会议开支标准和会期等参照国家及学校规定。会议期间发生的专家咨询费不得在此项列支。

7.国际合作与交流费:是指在项目研究开发过程中项目研究人员出国及外国专家来华工作的费用。项目负责人应根据预算批复和合同任务书严格控制国际合作交流费的开支金额及内容。经费使用参照国家外事经费管理的有关规定。报账时,项目负责人持项目预算书及国际合作交流处提供的相关证明办理结算手续。

8.出版/文献/信息传播/知识产权事务费:是指在项目研究开发过程中,需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。列支的大宗专业资料购置、软件购置等应严格按预算执行。

9.劳务费:是指在项目研究开发过程中支付给项目组成员中没有工资性收入的相关人员(如在校研究生)和项目组临时聘用人员等的劳务性费用。纵向科研项目应按预算批复和相关规定开支,横向科研项目按合同规定开支。

报销劳务费需提交劳务费发放表,填写收款人姓名、学号或身份证号、银行卡号等信息,由财务处转入收款人个人银行卡。特殊情况下无法转入个人银行卡的,或者列支劳务费5000元以上的,均需项目负责人所在学院和科技处共同审批。

10.专家咨询费:是指在项目研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。专家咨询费不得支付给参与科研经费及其项目管理相关的工作人员。

纵向项目的专家咨询费执行国家规定标准,横向科研项目比照国家规定标准执行,可适当提高,但最高不超过每人每天2000元。报销专家咨询费需提交专家咨询费发放表。

11.其他费用:是指项目在研究开发过程中发生的除上述费用之外的其他支出(包括税费支出以及横向项目必要的招待费支出等)。

(二)间接费用

1.管理费由学校、科技处、院(部)统筹安排,按第十九条规定列支。

2.绩效支出按照学校绩效支出相关办法执行,在不超过相关科研经费管理规定标准范围内,用于项目组人员绩效支出。具体执行见第十九条之规定。

3.其他间接费用由学校统筹安排使用。具体执行见第十九条之规定。

第二十一条 项目负责人应严格按照预算批复或合同(任务书)的支出范围和标准使用经费,及时组织开展研究工作并合理使用科研经费,专款专用。对于经费预算未备案或不按备案预算开支的科研项目,财务处将暂停其项目支出报销,待项目负责人按规定整改合规后,才能到财务报销项目开支。

第二十二条 科研项目开支报销按以下程序审批:

校立科研项目(含硕、博士科研经费)和引进高端人才的科研配套经费报销,经过经办人、验收人(购买物品事项)、项目负责人审签后,由院(部)主要负责人审批。

纵横向科研项目经费报销,经过经办人、验收人(购买物品事项)签字证明后,由项目负责人审批。项目负责人本人经办的项目经费开支,须再报院(部)主要负责人审批(院部主要负责人本人是项目负责人的,须院部分管科研的领导证明签字)。

科研项目中开支的招待费、差旅费按学校相关规定审批。

以上开支如按规定实行招议标的,还需招标办主任审签。

凡按科技协议规定,需将部分经费划转相关协作单位的,项目负责人和院(部)主要负责人审签后,由科技处处长和财务处处长审批,方可划转;划转金额在5万元以上的,还须报分管科研的校领导审批。经费外拨单位名称及账号必须与合同相符,单位名称如有变更的,须出具有法律效力的名称变更证明文件,不得将款项转入非协作单位或个人的银行账户。

科研经费中的专家咨询费、出差外地一个月以上的差旅费由承担项目的院(部)和科技处审批;科研人员出国费用由科技处审核后,报主管科研的校领导审批。

非正式会议开支的评审鉴定费和咨询费由项目所在院(部)、科技处审核后,报分管科研的校领导审批。

第二十三条 学校对部分重大项目可实施科研垫款。对于除科学事业费和属于科技三项费用的项目外经批准立项的新项目,其负责人可以提出书面申请,报科技处、财务处审核同意,在计划当年首批项目经费尚未到款时,凭项目计划任务书或批文提前办理财务立项手续,并垫支部分项目业务经费。项目负责人应在项目资金到账后立即归还科研垫款。项目负责人无法确保年内经费到款的项目,科技处、财务处不得为其办理科研垫款,已办理的应及时予以冻结并扣回。

第二十四条 科研经费外拨应按合同约定执行。外拨经费支出应当以合作(外协)项目合同为依据,按照合同约定的外拨经费额度、拨付方式、开户银行和账号等条款办理。科技处和财务处应根据项目研究需要,对外拨经费合同进行审核,外拨经费的单位名称、银行账号等应与合同签订单位相同,委托第三方收付款必须取得项目合同单位的委托函和收付款单位的确认证明。外拨经费时,合作(外协)单位是公司、企业的,项目组应提供单位法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等相关资料,合作(外协)单位是高校、科研院所、社会团体等公益性组织的,项目组应提供单位组织机构代码证等相关资料。项目负责人应对合作(外协)业务的真实性、合法性、相关性负责。

第二十五条 科研经费支出应当严格执行政府采购、招投标、资金支付等管理制度,并办理必要的审批手续。

科研项目经费使用中涉及政府采购的,应严格执行国家政府采购制度,履行政府采购程序。

科研项目经费属于国库集中支付管理的,其支付方式应遵守相关的国库集中支付管理规定。进入学校实拨资金账户的资金支付,应从学校实拨资金账户中支付,不得采用国库集中支付。

科研项目报销资金支付应严格执行有关现金和银行存款管理规定。凡支付劳务、专家咨询费、绩效支出等人员经费,应按学校财务相关规定采用银行卡支付方式结算,一般不得直接支付现金。支付非人员经费应采用银行转账方式或银行卡支付方式,少量现金垫付事项报销后由校财务支付到个人银行卡内。

第二十六条 凡利用学校科研经费形成的资产(包括知识产权等无形资产),都属于国有资产,必须纳入学校国有资产管理。涉及国有资产的使用和处置,应按国有资产管理规定办理手续,不得以任何方式隐匿、私自转让、非法占有国有资产或利用国有资产谋取私利。

1.凡科研项目研制组装的产品或购置的设备需要交付项目委托单位的,必须在项目合同或其补充协议中注明其数额,其形成的资产可不再办理学校资产登记手续(非成套设备需要提供给委托方的,应经所在单位审批)。项目完成移交资产给项目委托单位后,凭项目委托单位的验收单(或证明)办理项目结题、结账手续。

2.除上述规定之外,凡使用科研项目经费购置的固定资产(含自制、组装的设备),均属于学校的国有资产,必须纳入学校资产统一管理,按照学校有关固定资产管理办法办理资产登记手续。

3.设备购置按照学校设备购置相关规定办理;对于委托加工的设备,应签订设备委托加工合同,原委托我校科研项目的甲方不得再作为被委托方签订委托加工合同;该合同附属原技术合同,学校留存一式二份,一份存入项目档案,一份作为借款和报销依据。

第二十七条 科研经费支出报账后一般不予调整,确需调整的,由项目负责人写出书面说明,经科技处负责人审核签字后由财务处办理。

第六章 决算与结账管理

第二十八条 科技处按照有关管理办法和项目合同(任务书)要求,及时组织项目负责人做好结题验收准备,加强督促与监管,履行相关程序和手续。

第二十九条 准备结题的科研项目的负责人应全面清理经费收支和应收应付款项,及时报销支出、归还借款,本着勤俭节约、实事求是的原则合理支出,最大限度地减少资金的结存结余。根据经费支出明细账如实编报项目支出决算,经财务处审核签署意见后报送或提交审计。

第三十条 科研项目或经费主管部门规定需校内审计的科研项目,应申请由学校审计处审核盖章;需有资质第三方审计的,应聘请有资质的会计师事务所进行审计。

(一)校内审计的科研项目,项目负责人应提前两周向财务处提出项目经费决算审核申请,并按规定据实编报项目经费决算报告(草案),交财务处、审计处依次审核确认,周期各为一周;外部机构审计的科研项目,项目负责人应提前两周向财务处提出项目经费决算配合申请,交财务处安排配合人员和时间。

(二)财务处收到申请和项目决算报告(草案)后,须在第一周内组织人员协助项目负责人查询、收集项目经费收支材料,指导编制项目经费决算,并依据项目实际支出情况对项目经费决算进行审核、盖章确认;审计处根据财务处审核的经费决算在第二周内对需要校内审计的科研项目完成审计确认,并交付项目负责人。项目结题决算不要求进行校内审计的项目,不必进行校内审计。

第三十一条 项目结题验收或通过鉴定后,纵向项目须在一个月内、横向项目须在半年内办理结账手续。结余经费按国家和立项单位要求原渠道上缴;无相关管理规定的,按如下规定处理。

纵向科研项目留用的结余经费,在符合国家有关政策的条件下,经科技处批准,可纳入所在院(部)下设的科研项目发展基金、项目组承担新项目的业务启动经费或配套费。

横向科研项目结余经费,20%转入学校事业基金,经科技处批准,80%转入项目组,用于绩效支出、劳务费、其他项目配套费、自主项目研究费等支出。若科研项目结题后未在规定时间内办理结账手续,则根据科技处通知,由财务处按照上述规定直接划转。

校立科研项目自立项下达之日起,超过项目规定期限两年未完成项目或项目已完成但经费未报销的,其结余经费由财务处直接收回。

年度财务决算中发现遗漏的已结题项目或超过任务年限的科研项目,财务处将冻结项目经费,督促项目负责人及时结题结账。

第三十二条 项目负责人调离、退休、或发生其他不能继续承担项目主持工作的情形后,学校暂时冻结其负责的项目经费,由科技处、财务处协商后再进行处理。

第七章 监督检查

第三十三条 科研活动中,严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费。严禁编造虚假合同、编制虚假预算;严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人;严禁购买与科研项目无关的设备、材料等;严禁虚构经济业务、使用虚假票据套取科研经费;严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出;严禁使用科研经费支付各种保险、捐款、赞助、投资、罚款、赔偿费、违约金、滞纳金、各种层次的学历学位培养费等;严禁虚列、伪造名单,虚报冒领科研劳务性费用;严禁借科研协作之名,将科研经费挪作它用;严禁设立“小金库”等。

对发现有违反财经纪律的单位和个人,将追究其直接责任人责任,并依情节轻重给予行政处罚或处分。触犯国家法律的,移交司法机关处理。

第三十四条 专项审计、中期财务检查、财务结题验收和绩效评价等结果是项目组成员项目申请和绩效奖励的重要依据。科技、财务、审计、监察等部门要加强对科研项目实施和经费使用的监管、审计和检查,及时发现问题并督促整改。

第三十五条 学校逐步推进科研财务信息公开。在学校内部公开科研项目组人员构成、协作单位及人员组成、预算批复、预算调整、经费支出、外拨经费、资产购置,以及经费审计、整改和处理等情况。

第八章 附 则

第三十六条 本办法实施过程中,如有与国家新规定相悖的,执行国家规定。

第三十七条 本办法自印发之日起施行,原《武汉轻工大学科研经费管理暂行办法》(轻工大行发[2013]26号)同时废止。

第三十八条 本办法由财务处会同科技处负责解释。



2014年5月8日